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DataVault verwandelt gescannte Archive, E-Mails, Verträge und Korrespondenz in eine durchsuchbare Wissensbasis. Mit Auto-Klassifikation, Volltextsuche und einer KI, die Antworten mit Quelle liefert.
„… beauftragt die Solar Alpha GmbH die Firma Meier & Söhne mit der Wartung des Solarparks Alpha gemäß Anlage 2 für den Zeitraum 01.04.2023 bis 31.03.2028. Die Vergütung beträgt …"
Der Wartungsvertrag läuft bis 31.03.2028. Auftragnehmer: Meier & Söhne.
Quelle: #3, Seite 4
Jede Kanzlei, jede Bauabteilung, jede Buchhaltung kennt die Szene. Das Dokument liegt irgendwo. Nur nicht dort, wo man sucht.
PDFs, EMLs, DOCX, Scans, abgelegt in Ordnern, benannt nach Konvention und Zufall. Volltext existiert nicht. Zusammenhang schon gar nicht.
Windows-Suche kennt keine OCR. Die klassische DMS-Suche kennt kein Semantik. Rechnung Müller 2021 findet drei Dokumente. Oder dreihundert.
Die Kollegin, die den Kunden Müller betreut, weiß, wo der Rahmenvertrag ist. Wenn sie im Urlaub ist, weiß es niemand.
GoBD, HGB, DSGVO. Nachweisbar unveränderlich, 10 Jahre auffindbar, mandantengetrennt. Klassische Ablagen erfüllen keinen der drei Punkte.
Drei Schritte vom rohen Ordnerchaos zum durchsuchbaren Unternehmensgedächtnis. Ohne Migration, ohne Consultant-Projekt.
Drag-and-Drop-Upload, E-Mail-Eingang über ein eigenes Postfach, Anbindung an gängige Dokumentenablagen. Unterstützt: PDF, Office-Dokumente (Text, Tabellen, Präsentationen), E-Mails (EML/MSG), E-Mail-Archive (PST), Bilder und Scans.
Automatische Texterkennung (OCR). Eine KI klassifiziert das Dokument und extrahiert Personen, Organisationen, Beträge, Datumsangaben, Aktenzeichen.
Hybrid-Suche aus Volltext und Vektoren. Die KI beantwortet Fragen mit Zitat, Seitenangabe und nachvollziehbarer Quelle.
Auf AWS in der EU aufgebaut, GoBD-orientiert, mandantenfähig ab dem ersten Nutzer. Keine Feature-Liste zum Abhaken, sondern die Bausteine, die das Produkt tatsächlich tragen.
10 Jahre Unveränderlichkeit über S3 Object Lock. Jeder Eingang wird manipulationssicher protokolliert: eine lückenlose, überprüfbare Prüfkette.
Jede Query läuft in einem Tenant-Kontext. Auch der Datenbank-Owner wird durch die Policies gebunden. Cross-Tenant-Leaks sind kein Konfigurationsfehler mehr.
Die KI ordnet jedes Dokument ein: Rechnung, Vertrag, Brief, Gerichtsakte, Bericht. Strukturierter Output mit strengem JSON-Schema statt Freitext-Raten.
Personen, Firmen, Projekte, Beträge, Aktenzeichen, Datumsangaben, pro Mandant zusammengeführt, ohne Dubletten.
Semantische und exakte Volltextsuche greifen ineinander. So finden Sie auch, was anders formuliert ist.
Die KI formuliert die Antwort, mit Seitenzahl, Quellenverweis und Konfidenz. Ohne belegten Fund keine Behauptung.
Originale liegen KMS-verschlüsselt in S3, Vorschauen separat und reproduzierbar. Löschen wird geblockt, wo Retention greift.
Fordern Sie Dokumente von Mandanten und Dienstleistern an, geben Sie gezielt frei, prüfen Sie gemeinsam und werten Sie KI-gestützt aus, mit Kategorien, Zugriffsrollen und Clean-Team-Trennung. Für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kanzleien und M&A-Prozesse.
Mandanten und Dienstleister laden Dokumente über einen sicheren Link hoch, ganz ohne DataVault-Konto. Freigaben und Downloads steuern Sie pro Kontakt.
Sie legen fest, wer was sieht, fail-closed. Auch die KI-Auswertung respektiert exakt dieselben Grenzen: kein Dokument, kein Zitat außerhalb der Freigabe.
Jeder Schritt landet in einer lückenlosen Historie, Dokumente führen Versionsketten, und der Arbeitsraum lässt sich einfrieren und sauber abschließen.
Senden Sie ein Dokument an externe Unterzeichner, per sicherem Link und Zwei-Faktor-Bestätigung, ganz ohne Konto. Die Unterschrift erscheint sichtbar auf dem Blatt, jeder Schritt landet in einer manipulationssicheren Zeitachse, das signierte PDF wird WORM archiviert. eIDAS-orientiert (fortgeschrittene elektronische Signatur, AES), keine Zusicherung von Rechtssicherheit.
Sicherer Einmal-Link per E-Mail, kein DataVault-Konto nötig. Die Identität wird über einen Zwei-Faktor-Code gebunden, bevor unterschrieben wird.
Sie platzieren das Signaturfeld direkt aufs Dokument. Auf dem signierten Blatt stehen Name, Datum und ein SHA-256-Kürzel als Stempel, auf jeder Seite nachvollziehbar.
Eingebettete PAdES-Signatur plus ein maschinenlesbares Signaturprotokoll, die vollständige Ereignis-Hash-Kette, direkt im Dokument. Nachrechenbar, nicht nachträglich änderbar.
DataVault ist nicht für Consumer-Anwendungen gebaut. Es ist für die Häuser mit 50 bis 1 000 Mitarbeitern, in denen jede Frage eine Quelle hat und jede Antwort eine Konsequenz. Sechs Beispielszenarien:
Treffer klassifiziert als Rechnung, mit extrahierten Beträgen, IBAN und Rechnungsnummern. Jeder Fund mit Seitenzitat ins Original.
Alle Dokumente mit diesem Aktenzeichen, chronologisch sortiert. Aktenzeichen werden bei der Erfassung automatisch erkannt und extrahiert.
Die KI-Antwort nennt die Firmen aus den Vertragsköpfen, mit Zitat und Seitenangabe aus Rahmenverträgen und Angeboten.
Treffer gefiltert nach Dokumenttyp Vertrag, mit extrahierten Laufzeit-Datumsangaben aus den Vertragstexten.
Volltext- und Semantik-Treffer über Zeichnungsköpfe und Freigabe-Mails, nach Datum sortiert, mit Klick ins Quelldokument.
Alle Dokumente mit dieser Schadennummer: Gutachten, Anwaltsschreiben, E-Mails. Chronologisch, jede Antwort mit Quellenlink.
30-minütige Demo mit Ihren echten Beispiel-Dokumenten. Wenn DataVault Ihre Fragen nicht beantwortet, war die Demo gratis. Wenn es sie beantwortet, wissen Sie, warum.